Egy korábbi bejegyzésben már szót ejtettünk arról, hogy milyen érveink vannak amellett, hogy az IT üzemeltetést szakemberekre kell bízni és arról is, hogy hogyan dönthető el a kérdés: szerverben vagy felhőben gondolkodjunk inkább.

Ha megvan bennünk a törekvés, hogy a vállalati rendszereinket IT oldalról is megreformáljuk, biztosan jól utána kell járnunk a felmerülő kérdéseknek, amelyekre a válaszok a fent említett bejegyzésekben csak részben találhatóak meg, hiszen a legfőbb kérdés, ami általában mindenkit érzékenyen érint és ennélfogva a legjobban érdekel, az az, hogy mennyibe is kerül valójában egy IT rendszer, illetve annak a bevezetése a jövőben a cég és dolgozóinak mindennapi életét megkönnyítendő. Ebben a bejegyzésben erre keressük a választ.

Ha egy új informatikai rendszer kerül bevezetésre, akkor biztosak lehetünk benne, hogy az ár az egyik legfontosabb tényező. Ez teljesen rendben is van így, hiszen a bevételekből mindig le kell vonnunk a költségeket, hogy láthassuk, mit termel a cégünk. Önmagában egy projekt díj vagy akár egy havidíj azonban nem mutatja meg a valós kiadásainkat, kell egy viszonyrendszer, amibe helyezve ki lehet számolni és ez alapján el lehet dönteni, hogy egy adott fejlesztés, beruházás vagy igénybe venni szándékozott szolgáltatás megéri-e a cégnek vagy sem.

Az IT rendszer költségei

  • Mennyi az adott rendszer licenc költsége?

Amikor ezt a kifejezést halljuk, hogy szoftver licence díj, akkor ez lényegében a szoftver alapára. Egy új rendszer bevezetése esetén a várható költségek számolásához fontos információ a telephelyek száma, a bevezetendő modulok száma (pénzügy, könyvelés, beszerzés, gyártás, raktárkezelés stb.), a végfelhasználók száma, valamint az, hogy bérleti konstrukcióról vagy vásárlásról van-e szó.

  • Mennyibe kerülnek a rendszer felállításához szükséges hardver fejlesztések?

Amikor egy új informatikai rendszer bevezetését tervezzük, felmerül a kérdés, hogy a jelenlegi infrastruktúránk (számítógépek, szerverek) alkalmas-e a bevezetés támogatására, van-e alkalmas szerver számítógép, amelyről üzemeltetni fogjuk tudni a rendszert, illetve a rendszerbe kapcsolt felhasználók számítógépein megfelelő minőségben és sebességgel használható lesz-e a rendszer vagy sem. Vannak olyan rendszerek, amelyek egyedi futtató környezetet írnak elő, így például külön szerver szükséges a használatukhoz (pl. egy Linux szerver, miközben a legtöbb cégnél Windows szerverek futnak).

Persze léteznek már olyan rendszerek is, amelyek üzemeltetéséhez nem szükséges a már meglévőn kívül semmilyen extra infrastruktúra, hiszen a felhő szolgáltatások igénybevételével az alkalmazások valójában nem a saját hálózatunkon futnak, ilyen esetben csak szélessávú internet kapcsolatra van szükség és nem kellenek nagy teljesítményű eszközök sem.

  • Mennyi munkaerőt és munkaórát igényel a rendszer bevezetése? (Konzultációk, tréningek, tesztüzem, élesben működtetés stb.)

A helyszínen üzembe kell helyezni a szervert, fel kell telepíteni a kliens gépeket is, tehát működésbe kell hozni a rendszert. Az adatok (partneradatok, termékadatok, készletállomány stb.) átemelése is szükséges a régi rendszerből az új rendszerbe, ha volt ilyen. Ezekről folyamatos konzultáció szükséges, hogy minden rendben menjen.

A felhasználókat fel kell készíteni a rendszer indulására, tehát nagyon komoly oktatásokon kell részt vennie mindenkinek. Ezt nem lehet „megúszni”, mert később sokkal több problémát okozhat, ha a felhasználók nem ismerik a rendszer lehetőségeit és szabályait.

  • Mennyibe kerül az adott rendszer fenntartása? (Szerver beruházás vagy bérlés, plusz áramfogyasztás, üzemeltetés költségei)

A szerver bérlésének és az áramfogyasztásnak mérhető értékei vannak. Viszont a rendszer bevezetése után akár vásárlásról, akár bérlésről legyen szó, felmerül az üzemeltetés kérdése is. Az üzemeltetés azt jelenti, hogy a felmerülő hibák folyamatosan kijavításra kerülnek, mindig (vagy legalábbis az előre meghatározott rendelkezésre állási időben) kérhetünk segítséget szakértő tanácsadóktól és bizonyos mértékű (szintén előre meghatározott feltételek szerint) fejlesztési igényünk is lehet (változtatások, új riportok, jelentések).

Várható nyereségeink egy új rendszer bevezetése után

  • Hatékonyságnövelés és költségcsökkentés egyben

A felhasználók egy alapos és mindenre kiterjedő oktatás után gyorsabban fogják tudni elvégezni a rájuk bízott feladatokat, mint a rendszer bevezetése előtt. A korábbi folyamatokhoz képest kevesebb hibázási lehetőség lesz, ez pedig biztosan a költségeink csökkenéséhez vezet.

Valószínűsíthető, hogy ugyanazokat a munkafolyamatokat kevesebb ember, rövidebb idő alatt el fogja tudni végezni a fejlesztés után, az így megspórolt erőforrásokat pedig máshová lehet átcsoportosítani, más területeken is növelve ezáltal a hatékonyságot.

  • A profit növelése

A rendszer bevezetése után a folyamatok optimalizálásának segítségével nagyobb bevételeket tudunk generálni, mint azt megelőzően és nagy eséllyel tudjuk növelni az ügyfeleink vagy vásárlóink elégedettségét is, amelynek az lesz az eredménye, hogy továbbra is kitartanak a cégünk és termékei vagy szolgáltatásai mellett, valamint nagyobb eséllyel ajánlanak tovább minket az ismerőseiknek, barátaiknak.

Ha a fentiekben felsorolt szempontokat végig elemezzük, megfogalmazzuk és kitűzzük az elérendő célokat, valamint mindezeket „forintosítjuk”, akkor végül megkaphatjuk azt a viszonyrendszert, amiben képesek lehetünk döntést hozni a rendszer fejlesztésének szükségességéről, illetve arról, hogy az megéri-e a cégnek vagy sem. Ha a fejlesztés mellett döntünk, mert úgy számoltunk, hogy az megéri, akkor ezek az előre felvázolt számok lehetnek a viszonyszámok, amikhez képest egy bizonyos idő után (fél vagy egy év után érdemes megnézni) viszonyítani tudunk és láthatjuk, hogy valóban hasznos-e a kiválasztott rendszer és valóban megérte-e a fejlesztés.

Rendszerfejlesztési és IT üzemeltetési kérdésekben is forduljon cégünkhöz bizalommal, várjuk hívását!

Ha tetszett a cikk, oszd meg másokkal is!

IWS
KKV IT SPECIALISTA.

AJÁNLATOT KÉREK!