Egy jó projektvezető arról ismerhető fel, hogy határidőre és a költségvetés túllépése nélkül tudja befejezni a rá bízott projekteket, és a segítségével hatékonyan növelhető a vállalkozás bevétele. Az informatikai projektek területe összetett tudást igényel, a sikeres lebonyolításhoz a technikai ismereteken túlmenően az is kell, hogy a projektvezető következetesen ügyeljen a folyamatok ütemterv szerinti végrehajtására. Ebben a bejegyzésben sorra vesszük a hatékony informatikai projektmenedzselés legfontosabb jellemzőit.

A vezetői képesség

Egy jó projektvezető nem csak arra hivatott, hogy felügyelje és összehangolja a feladatokat és végrehajtásukat, hanem egyúttal jövőképet vázol fel és folyamatosan motiválja és bátorítja a projektben résztvevő munkatársakat. Alapvető fontosságú, hogy egy projektet menedzselő személy képes legyen az érkező adatok, és az előálló (megoldandó) helyzetek gyors elemzésére, illetve hogy ezekkel kapcsolatban megfontolt és végső soron jó döntéseket hozzon, ezzel megalapozva az egész projekt sikerességét végső, amiért ő felel.

A motiváló erő

A projektek lebonyolítása és a hozzá kapcsolódó feladatok végrehajtása rendkívül sok nehézséggel és stresszel jár együtt, különösen akkor, amikor egyre közelednek a határidőkhöz. A projektvezető feladata annak biztosítása, hogy minden munkatárs motivált maradjon a projekt végéig, mert ebben az állapotban jelentősen nő a hatékonyság, és javul az elvégzett munka minősége is.

A jó kommunikációs készség

A projektvezető akkor tud hatékonyan dolgozni és irányítani, ha ugyanazt a nyelvet beszéli, mint az ügyfelek és a projektcsapat tagjai. Természetesen nem abban az értelemben, hogy angolul vagy magyarul, hanem abban, hogy amiről beszélgetnek, az minden szereplő számára érthető. A megállapítás közhelyesnek tűnhet, de tökéletesen rávilágít arra, milyen fontos egy projekt sikeressége szempontjából a kommunikáció és annak minősége. A projektvezetők egyik alapvető feladata a belső csapat és az ügyfelek közötti közvetítés, információmegosztás, valamint a tájékoztatás a projekt előrehaladásáról és a soron következő lépésekről.

Egy jól kommunikáló projektvezető szinte bármilyen problémát megoldhat vagy akár el is kerülhet azzal, hogy világosan fogalmaz, és segíti a projekttel kapcsolatos információk akadálytalan áramlását.

A jól informált csapat a jó csapat, mivel ebben az esetben mindenki jobban magáénak érzi a projektet és nagyobb hatékonysággal tud dolgozni rajta. Az információ kiterjedhet akár a pénzügyi dolgokra is, hiszen azáltal, hogy a szereplők ismerik a projekt költségvetésének mindenkori állapotát, sokkal valószínűbb, hogy a csapattagok odafigyelnek a kiadásokra és a hatékony munkavégzésre, nem töltenek felesleges munkaórákat nem látható és érzékelhető munkával.

A jó problémamegoldó képesség

A projektmenedzsment területén főként a kockázatok azonosításakor és kezelésekor van szükség problémamegoldásra. A felmerülő nehézségek miatt előfordul, hogy a projekt letér eredeti pályájáról, túllépi a költségvetését, vagy lekési a határidőit. A jó projektvezető mindig nagy figyelmet fordít az esetleges kockázatokra és azok enyhítésére. Tudja, miképpen tegyen fel célirányosan kérdéseket a projektben résztvevőknek, valamint folyamatosan megerősíti a döntések és ütemezések helyességét. Egy jól irányított projektben nem érhetnek senkit nagy meglepetések.

A nehézségek leküzdése kétségkívül a projektvezetők egyik legfontosabb feladata. A jó projektvezető képes a kockázatok korai felismerésére, a probléma okának megtalálására, a különféle megoldási lehetőségek mérlegelésére és a lehető legjobb megoldás megvalósítására.

A kompromisszumkészség

Napjainkban – különösen a technológiai iparágban – a változások, az új folyamatok, szabványok vagy technológiák megjelenése és térhódítása viszonylag rövid idő alatt mennek végbe. Ezért bár nagyon fontos a tervezés, a nehézségek leküzdése érdekében éppen olyan lényeges a változásokhoz és a hirtelen elénk táruló nehézségekhez való alkalmazkodás képessége és a hatékony együttműködés a projektcsapattal. A sikerhez elengedhetetlen, hogy gyorsan találjunk megoldást a felmerülő problémákra, és ha az a célravezető, akkor gyorsan legyünk képesek módosítani egy projekt megvalósításának menetén.

A jó szervezőkészség

Sokakban az a kép él a projektvezetőkről, hogy ők biztosan gond nélkül képesek egyszerre többféle feladatot elvégezni, azonban a többfeladatos működésre való alkalmasság még nem feltétlenül elegendő a projektvezetőktől elvárt valamennyi tevékenység sikeres végrehajtásához. Szükség van a magas fokú szervezőkészségre is. A káosz és a fejetlenség elkerülése érdekében képesnek kell lenniük a feladatok rangsorolására és a projektek részfeladatokra bontására. Szintén fontos, hogy mindent a lehető legpontosabban dokumentáljanak a jövőbeli gyors és egyszerű visszakereshetőséghez.

Szintén a szervezési feladatokhoz tartozik minden végrehajtandó lépés kidolgozása és az esetlegesen fellépő problémák előrejelzése a projekt teljes élettartama során. A projektvezetők felelőssége a folyamatok zökkenőmentes megvalósításának biztosítása a közös célokkal összhangban. Ehhez képeseknek kell lenniük egyszerre több bonyolult folyamat megszervezésére és mindig több lépéssel a projekt aktuális állapota előtt kell járniuk, hogy gyorsan és hatékonyan el tudják hárítani a felmerülő akadályokat, ha szükséges.

A priorizálás képessége

Az információs túlterhelés nagyon is valóságos jelenség, különösen a modern munkakörnyezetekben. Az emberi agy csak korlátozott mértékben tudja feldolgozni az információkat, ezért a projektvezetőknek képesnek kell lenniük a nagy mennyiségű beérkező adat és információ megfelelő kezelésére és ezekből a hasznosak és fontosak kiszűrésére. A priorizálás és az időgazdálkodás mesterévé kell válniuk, ha sikeresek akarnak lenni, továbbá még a projekt során végig fókuszáltnak kell maradniuk, és meg kell őrizniük stratégiai szemléletmódjukat, miközben többször „tűzoltómunkát” végeznek a felmerülő akadályok és problémák leküzdése érdekében.

Amennyiben Ön úgy érzi, hogy képtelen megbirkózni egy informatikai projektben adódó feladatokkal, keressen minket bizalommal és segítünk megoldani azokat!

Ha tetszett a cikk, oszd meg másokkal is!

IWS
KKV IT SPECIALISTA.

AJÁNLATOT KÉREK!