Sokan azt gondolják, hogy a privát e-mail cím kiválóan alkalmas a munkahelyi ügyek intézésére is. Ez azonban a legtöbbször inkább problémákat okoz. A céges e-mail semmi esetben sem helyettesíthető a privát e-mail használatával. Ebben a bejegyzésben összegyűjtöttünk néhány információt, hogy miképpen érdemes összehangolni a céges és a magán e-mail cím használatot, a munkákat a magánélettel.
A privát e-mail fiókok jó szolgálatot tesznek a mindennapokban, megkönnyítik az életünket, használatukkal a levelezés gyors és egyszerű, bárki számára könnyen elsajátítható. Ezek leginkább egyetlen emberhez tartoznak, hiszen értelemszerűen a saját leveleinket szeretnénk mi magunk kezelni. Ebben az esetben előny, hogy mások, beleértve az illetékteleneket is, nem férhetnek hozzá sem a levelezésünkhöz, sem a tárolt információkhoz, adatokhoz. Ez a kizárólagosság azonban egy cég életében nem egyértelműen előny.
A legtöbb ember privát levelezésre a Google kapcsolt szolgáltatását, a Gmail-t használja, ez ugyanis ingyenes és mindent tud, amire egy átlagembernek szüksége lehet ebben a témában. Éppen ezért a következőkben amikor személyes fiókról beszélünk, akkor ez alatt a kifejezés alatt a privát Gmail használatot értjük.
Miért nem jó a céges e-mail helyett a privát Gmail fiók?
A céges és a privát fiókok összemosása megannyi problémát felvet. Vegyük sorra ezek közül a legfontosabbakat:
Azonosítási nehézségek
A kétfaktoros azonosítás lényege a biztonság fokozása, egészen pontosan azzal a céllal alkalmazzák, hogy ne férjenek hozzá illetéktelenek az információkhoz, fiókokhoz, e-mailekhez. Egy céges fiók esetén a rendszergazda kezeli a jogosultságokat. Ez azt is jelenti, hogy ha valaki valamilyen oknál fogva már nem része a rendszernek (kilép a cégtől vagy más beosztásba helyezik), a fiókjához akkor is hozzá lehet majd férni.
Ha azonban a regisztráció privát, akkor ez azt jelenti, hogy csak az tudja a belépési adatokat és csak az tudja elvégezni a kétfaktoros azonosítást is, aki birtokában van a megfelelő eszközöknek és belépési adatoknak. Még bonyolultabb a helyzet, ha az azonosítás biometrikus és a tulajdonos nem elérhető többé, akkor az adatokhoz, a fiókhoz egyáltalán nem lehet majd hozzáférni. Céges levelezés
Nem biztonságos
A privát fiók jellemzője, hogy egyetlen egy személyhez kötődik. Amennyiben ő távozik a cégtől, akkor nemcsak, hogy nem lehet hozzáférni ehhez a fiókhoz, de a belépési adatok megmaradnak nála, amit így magával tud vinni és a későbbiekben is hozzáférhet lényeges és bizalmas üzleti információkhoz. Ezzel vissza is tud élni, ami nem túl jó helyzet abban az esetben, ha a viszony közben elmérgesedett.
Nem létező adatvédelem
A privát e-mail cím használata a céges e-mail cím helyett az adatvédelem szempontjából is igencsak aggályos. Ahogy írtuk már az előbbiekben, a munkavállaló a kilépést követően is hozzá tud férni a céges adatokhoz és kontaktokhoz, ami nem előnyös és súlyos visszaélések forrása lehet. Képzeljük csak el, mekkora károkat tud okozni ebben a helyzetben egy viharosan távozó kolléga.
Zavar és kavarodás
A céges e-mail és a privát levelezés összemosása abból a szempontból sem szerencsés, hogy számos kellemetlenség forrása lehet ez a kettősség. Megeshet, hogy nem vagyunk elég körültekintőek és a családi nyaralásunk képeit egy céges ügyféllel osztjuk meg véletlenül, de ez még csak egy aprócska baki, ennél sokkal nagyobb tévedések is lehetnek a napi ügymenetben.
Tudni kell azt is, hogy a céges e-mail cím köré erősebb védelem építhető, ami abban segít, hogy nehezebben tudják illetéktelenek feltörni a fiókot. A privát e-mail címünket számos weboldalon vagy webáruházban is megadhatjuk regisztrációkor, vásárláskor. Ezzel megannyi rést nyitunk a biztonsági pajzson. Egy privát fióknál ez egyéni szinten tud kellemetlenséget okozni, ha azonban a behatolók a céges kontaktokhoz, adatokhoz vagy információkhoz is hozzáférnek ezáltal, akkor akár végzetes is lehet a kár.
Mi a megoldás?
Amennyiben egy mód van rá, célszerű olyan levelezőrendszer mellett dönteni, aminek van üzleti változata is.
A privát e-mail jellemzője, hogy az e-mail cím vége egységes, a Gmail esetében ez a @gmail.com. Ha azonban üzleti fiókról van szó, akkor saját domain is megadható, így az e-mail cím tartalmazhatja a cég nevét. Ezzel a cég sokkal profibbnak és igényesebbnek tűnik majd, különösen annak fényében, hogy az átverős, adathalász e-maileket nagyon sok esetben nem domain, cégnév végződésű e-mail címről küldik, hanem egy privát fiókból, így ezek valódi üzleti környezetben egyszerűen nem hitelesek.
A céges e-mail rendszerek megkönnyítik az adatvédelmi előírások kezelését. Ezek a levelezőrendszerek a regionális szabályozásoknak megfelelően beállíthatók, ráadásul a biztonsági incidensek és a spam üzenetek száma is csökkenthető. Céges e-mailek
Szeretnéd biztonságban tudni adataidat, vagy felülvizsgáltatnád IT rendszered? Keress minket bizalommal, segítünk!
Szívesen leszünk támogató és segítő részesei a változásoknak a Te cégedben vagy magáncélra használt rendszereid esetében is. Keresd cégünket bizalommal és találjuk meg együtt a számodra is a legjobb, a leghatékonyabb és a legbiztonságosabb megoldásokat! Várjuk hívásodat!