Sokan úgy vélik, hogy egy privát e-mail cím is alkalmas lehet a munkahelyi ügyek intézésére, de ez gyakran több problémát okoz, mint amennyi előnyt jelent. A céges levelezéshez használható e-mail fiók nem helyettesíthető privát e-mail fiók használatával. Az alábbiakban összegyűjtöttük a legfontosabb információkat arról, hogyan érdemes összehangolni a céges és a magán e-mailcím használatát, valamint a munkát a magánélettel.
A privát e-mail fiókok jól szolgálják a mindennapi életünket, egyszerűvé és gyorssá teszik a kommunikációt. Ezek a fiókok általában egy-egy személyhez kötődnek, elvárás, hogy mindenki tudja a saját leveleit kezelni. Ezek előnye, hogy illetéktelenek nem férhetnek hozzá a levelezéshez és a tárolt adatokhoz. Ez a kizárólagosság azonban egy cég esetében nem mindig előnyös.
Sokan a Google által kínált Gmail szolgáltatást használják privát levelezésre, mivel ingyenes és mindent tud, amire egy átlagembernek szüksége lehet. Ezért amikor személyes fiókról beszélünk, a leggyakrabban a privát Gmail használatára gondolunk.
Miért nem alkalmas a privát Gmail a céges levelezés (céges e-mail) helyett?
A céges és a privát fiókok összemosása számos problémát vet fel. Íme, néhány ezek közül:
Azonosítási nehézségek
A kétfaktoros azonosítás a biztonság növelésére szolgál. Megakadályozza, hogy illetéktelenek hozzáférjenek a fiókokhoz. Céges fiókok esetén egy rendszergazda jogosultságú személy kezeli a hozzáféréseket, így, ha egy alkalmazott kilép a cégtől, a fiókot attól még továbbra is el lehet érni. Ezzel szemben egy privát regisztráció esetén azonban csak a fiók tulajdonosa tud belépni és elvégezni a szükséges azonosítást. Ha az azonosítás biometrikus és a tulajdonos nem elérhető, a fiókhoz nem is lehet hozzáférni.
Nem biztonságos
A privát e-mail fiókok egy személyhez kötődnek. Ha az illető távozik a cégtől és a belépési adatok nála maradnak, akkor továbbra is hozzáférhet a levelezéshez, ezen belül akár bizalmas üzleti információkhoz is, ami visszaélésekhez vezethet.
Nincs adatvédelem
A privát e-mail használata a céges levelezés (céges e-mail) helyett adatvédelmi szempontból is aggályos. A munkavállaló kilépése után is hozzáférhet a céges adatokhoz és kontaktokhoz, ami súlyos visszaélések forrása lehet, különösen egy viharos távozás esetén.
Állandó kavarodás
A céges és privát levelezés összemosása számos kellemetlenséget okozhat. Például véletlenül megoszthatjuk a családi nyaralás képeit egy céges ügyféllel, ami csak egy apró baki a lehetséges tévedések közül, de lehet ennél sokkal nagyobb és kínosabb ügy is.
A céges e-mail cím köré erősebb védelem építhető, így nehezebb illetékteleneknek feltörni a fiókot. Privát e-mail címünket számos weboldalon és webáruházban megadhatjuk, ami biztonsági rést jelenthet. Ha a behatolók céges adatokhoz is hozzáférnek ilyen és hasonló platformokon keresztül, az komoly károkat okozhat.
Mi a megoldás a biztonságos céges levelezésre?
Érdemes olyan levelezőrendszert választani, amely üzleti változatot is kínál. A privát e-mail cím vége egységes és függ a szolgáltatótól (például @gmail.com), míg az üzleti fiók saját domaint használhat, ami profibb és biztonságosabb benyomást kelt. A céges e-mail rendszerek megkönnyítik az adatvédelmi előírások betartását és csökkentik a biztonsági incidensek és spam üzenetek számát.
Segítségre van szükséged a céges levelezéssel kapcsolatban?
Ha szeretnéd biztonságban tudni adataidat, vagy felülvizsgáltatnád IT rendszeredet, keress minket bizalommal! Szívesen segítünk megtalálni a legjobb, leghatékonyabb és legbiztonságosabb megoldásokat céged vagy magáncélú rendszereid számára. A céges levelezés nem lehet kockázat tárgya! Hívj minket bizalommal!